Los principios básicos de funcionamiento del GTD son pasos secuenciales. Son estos:
1 Recopilar
Implica identificar todas las fuentes, de nuestro día a día, por las que nos pueden llegar las peticiones de cosas por hacer. Las entradas típicas son el email, el teléfono, la agenda o las peticiones verbales. Todos estos elementos se definen como: “cubos” de información y, en ellos, incluimos todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. El objetivo es “sacar” todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los “cubos” deberían vaciarse.
2 Procesar
Los cubos se deben revisar constantemente. Sólo procesaremos un cubo cada vez, y no devolveremos nunca un elemento otra vez al cubo. Todo debe ser procesado y darle una solución.
La regla es: si algo se puede hacer en dos minutos, hazlo; sino pásalo a la lista de tareas pendientes o delégalo, si no es cosa tuya. Si algún elemento no requiere una acción concreta, según sea el caso, se archivará, desechará o se deja pendiente.
3 Organizar
Se debe hacer simultáneamente al anterior. Una vez recopilado, todo debe quedar organizado o archivado, para ir vaciando los cubos. El autor propone realizar cuatro listas:
4 Revisar
Este sistema se debe revisar a alto nivel de vez en cuando. Para las tareas inmediatas es necesario una revisión varias veces a lo largo de la semana. En la revisión lo que se busca es: comprobar que está todo (si notamos que falta algo lo incluimos), que no sobra nada (de la misma forma, lo que sobra lo eliminamos) y que todo tiene la prioridad y temporalidad adecuada (por ejemplo, si algo ha pasado a urgente quizás será necesario reservar un espacio en nuestro calendario para realizarlo antes de la fecha límite).
5 Hacer
Si dedicamos mucho tiempo a organizar y poco a hacer el sistema no es bueno. Si la organización es simple y las tareas están bien especificadas estaremos más dispuestos a hacerlas. La clave es coger la lista de tareas y completar la primera y después la segunda… Podemos hacer una planificación diaria en función del tiempo que tengamos y de lo que nos va a ocupar cada tarea. Si hay huecos libres se pueden cubrir con aquellas tareas pendientes de la lista y que nos vayan encajando.
Por último, este es un sistema que cada uno debe personalizar. No obstante, hay que reforzar la disciplina para evitar la dejadez o hacer las cosas fáciles mientras se posponen las difíciles. El orden es fundamental, y si sirve, pensemos en lo reconfortante que es ir tachando las tareas realizadas.
1 Recopilar
Implica identificar todas las fuentes, de nuestro día a día, por las que nos pueden llegar las peticiones de cosas por hacer. Las entradas típicas son el email, el teléfono, la agenda o las peticiones verbales. Todos estos elementos se definen como: “cubos” de información y, en ellos, incluimos todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. El objetivo es “sacar” todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los “cubos” deberían vaciarse.
2 Procesar
Los cubos se deben revisar constantemente. Sólo procesaremos un cubo cada vez, y no devolveremos nunca un elemento otra vez al cubo. Todo debe ser procesado y darle una solución.
La regla es: si algo se puede hacer en dos minutos, hazlo; sino pásalo a la lista de tareas pendientes o delégalo, si no es cosa tuya. Si algún elemento no requiere una acción concreta, según sea el caso, se archivará, desechará o se deja pendiente.
3 Organizar
Se debe hacer simultáneamente al anterior. Una vez recopilado, todo debe quedar organizado o archivado, para ir vaciando los cubos. El autor propone realizar cuatro listas:
- Acciones próximas: en ellas hay que centrar la atención y llevarlas por orden para saber siempre cuál es la próxima. Se pueden guardar en función del contexto donde se puedan realizar: casa, oficina u otro lugar.
- Proyectos: tareas que requieren más de una acción. Se deben revisar de vez en cuando para saber cuál es la siguiente acción a realizar asociada a dicho proyecto.
- En espera: lo que depende de algo externo.
- Algún día: cosas que se quieren hacer pero que ahora no es el momento
4 Revisar
Este sistema se debe revisar a alto nivel de vez en cuando. Para las tareas inmediatas es necesario una revisión varias veces a lo largo de la semana. En la revisión lo que se busca es: comprobar que está todo (si notamos que falta algo lo incluimos), que no sobra nada (de la misma forma, lo que sobra lo eliminamos) y que todo tiene la prioridad y temporalidad adecuada (por ejemplo, si algo ha pasado a urgente quizás será necesario reservar un espacio en nuestro calendario para realizarlo antes de la fecha límite).
5 Hacer
Si dedicamos mucho tiempo a organizar y poco a hacer el sistema no es bueno. Si la organización es simple y las tareas están bien especificadas estaremos más dispuestos a hacerlas. La clave es coger la lista de tareas y completar la primera y después la segunda… Podemos hacer una planificación diaria en función del tiempo que tengamos y de lo que nos va a ocupar cada tarea. Si hay huecos libres se pueden cubrir con aquellas tareas pendientes de la lista y que nos vayan encajando.
Por último, este es un sistema que cada uno debe personalizar. No obstante, hay que reforzar la disciplina para evitar la dejadez o hacer las cosas fáciles mientras se posponen las difíciles. El orden es fundamental, y si sirve, pensemos en lo reconfortante que es ir tachando las tareas realizadas.
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